Новые форматы кадровых документов в 2023 году
С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н о единых требованиях к электронным документам, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. Выполнять его должны те работодатели, кто ведёт кадровое делопроизводство в КЭДО.
В приказе перечислены 123 кадровых документа, на которые распространяются новые требования, с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ.
Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня. Он использует только те виды документов, которые сам выбрал для ведения в КЭДО.
По новым требованиям, кадровый электронный документ (КЭД) должен содержать следующие структурные элементы.
Обязательные:
- Основная часть — файл в формате PDF/A-1A.
- Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений.
- Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись.
Необязательные:
- Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.
- Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).
Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге. XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на сайте Минтруда России. В 2023 году действует версия v.1.0.
По вопросу ведения КЭДО, звоните: 7(495) 120-34-57
