20.07.2022

Согласование документов в ЭДО

Электронный вариант согласования документов


В системе ЭДО можно оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. При этом хронология изменений сохраняется — так можно отследить, как редактировался документ.

Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. Система ЭДО автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.

Схема согласования электронного документа зависит от вида документооборота. Он может быть внутренним и внешним.

При внутреннем ЭДО:

  • документы находятся в папке «Входящие»;
  • входящую запись открывают и вносят правки;
  • после устанавливают новый статус: согласовать, отправить на доработку, отказать;
  • затем документ подписывают электронной подписью (ЭП).

Новый статус документа видят все участники системы.

Во внешнем документообороте схема работы такая же, как и во внутреннем, за исключением последнего пункта.

После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». Сервис ЭДО автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если есть ошибки, пользователь получит уведомление. Документ не отправится контрагенту, пока ошибку не исправят.

После подписания документа обеими сторонами данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.


Подключить ЭДО можно по телефону: +7(495)120-34-60



Источник